Yếu tố bất định then chốt là những lực vừa có tác động lớn đến câu hỏi chiến lược của bạn, vừa thật sự chưa biết sẽ đi theo hướng nào. Chúng là nguyên liệu chính của bộ kịch bản: chọn đúng thì các câu chuyện khác nhau có ý nghĩa, chọn sai thì bốn kịch bản trông khác nhau mà dẫn tới cùng một quyết định.
Cách lọc phổ biến là ma trận tác động và mức bất định: liệt kê thật rộng các lực, chấm từng lực theo hai trục, rồi giữ lại vài lực ở góc "tác động cao, bất định cao". Bài này đi qua từng bước, chỉ ra những bẫy hay gặp khi chấm, và cách dùng AI để mở rộng danh sách mà không để nó quyết thay bạn.
Lực tác động, xu hướng chắc chắn và bất định: ba thứ hay bị trộn
Trước khi chấm điểm, cần phân biệt ba khái niệm. Lực tác động là bất kỳ yếu tố bên ngoài nào có thể làm thay đổi câu trả lời cho câu hỏi chiến lược: thói quen khách, công nghệ, quy định, giá nguyên liệu, lao động, đối thủ, thời tiết. Danh sách này nên dài, ba mươi đến năm mươi dòng là bình thường.
Trong số đó, có những lực đã gần như chắc chắn về hướng đi, dù chưa chắc về tốc độ. Dân số già đi, lương tối thiểu nhìn chung tăng theo thời gian, quy định đã ban hành và có lộ trình áp dụng. Giới làm kịch bản gọi đây là các yếu tố định sẵn. Chúng không tạo ra sự khác biệt giữa các kịch bản, mà xuất hiện trong mọi kịch bản.
Phần còn lại là bất định thật: không ai trong phòng, kể cả chuyên gia, nói chắc được nó sẽ đi hướng nào. Khách hàng ở tỉnh có chuyển sang mua qua livestream nhiều hay chỉ dừng ở mức thử? Đối thủ lớn có vào phân khúc của bạn hay không? Bất định không có nghĩa là thiếu thông tin. Có những câu hỏi mà đọc thêm cũng không trả lời được, vì câu trả lời phụ thuộc vào hành vi của hàng nghìn người chưa quyết định.
Lỗi phổ biến nhất là xếp một xu hướng chắc chắn vào ô bất định, chỉ vì người trong phòng chưa đọc kỹ về nó. Lỗi ngược lại cũng nguy hiểm: coi một điều còn mở là chắc chắn, chỉ vì cả ngành đang nói như thế.
Lập danh sách lực tác động cho rộng
Danh sách đầu tiên nên rộng hơn mức bạn thấy cần. Lực bị bỏ sót ở bước này sẽ không bao giờ quay lại ở các bước sau.
- Viết câu hỏi trọng tâm lên đầu trang, kèm mốc thời gian. Mọi lực đều được xét theo câu hỏi này, không xét chung chung.
- Mỗi người trong đội tự viết mười lực trong mười phút, mỗi lực một thẻ giấy, không bàn với nhau. Cách này tránh việc ý của người nói to nhất kéo cả nhóm.
- Gom thẻ, gộp các thẻ trùng ý, giữ cách diễn đạt rõ nhất.
- Rà theo các nhóm: khách hàng, công nghệ, kinh tế, quy định, môi trường, nguồn cung, lao động, đối thủ và ngành lân cận. Nhóm nào trống thì cố nghĩ thêm. Khung PESTEL ở danh mục phân tích môi trường của trang dùng được làm khung rà.
- Nhờ AI bổ sung. Đưa câu hỏi trọng tâm và danh sách hiện có, yêu cầu nó chỉ đưa thêm những lực chưa có trong danh sách.
- Viết lại mỗi lực thành dạng có hai đầu: không viết "thương mại điện tử", mà viết "tỷ lệ khách mua qua kênh online: thấp như hiện nay hay chiếm phần lớn". Lực có hai đầu mới dùng được làm trục kịch bản.
Bước sáu là bước nhiều đội bỏ qua, và là lý do kịch bản về sau mờ nhạt. Một lực chỉ có tên mà không có hai đầu thì không ai biết đang tranh luận về điều gì.
Chấm hai trục: tác động và mức bất định
Với mỗi lực, đội chấm hai điểm từ 1 đến 5. Tác động là lực đó ảnh hưởng mạnh tới đâu đến câu hỏi trọng tâm. Bất định là đội tự tin đến đâu về hướng đi của nó. Bảng dưới mô tả bốn góc của ma trận và cách xử lý từng góc.
| Góc ma trận | Ý nghĩa | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Tác động cao, bất định cao | Lực có thể đổi hướng chiến lược và chưa ai biết sẽ ra sao | Ứng viên cho trục kịch bản; giữ hai đến bốn lực |
| Tác động cao, bất định thấp | Lực mạnh nhưng hướng đi đã khá rõ | Đưa vào mọi kịch bản như yếu tố định sẵn; chuẩn bị ngay |
| Tác động thấp, bất định cao | Chưa biết ra sao nhưng không ảnh hưởng nhiều | Ghi vào danh sách theo dõi, rà lại mỗi năm |
| Tác động thấp, bất định thấp | Ít ảnh hưởng, hướng đã rõ | Bỏ khỏi bàn thảo luận chiến lược |
Nên chấm riêng từng người trước rồi mới đưa ra bàn. Chỗ điểm lệch nhau nhiều giữa các thành viên là chỗ đáng nói chuyện nhất: hoặc ai đó biết điều người khác chưa biết, hoặc lực đó bất định hơn mọi người tưởng.
Đừng tính trung bình điểm rồi xếp hạng máy móc. Ma trận là công cụ để cả đội nhìn vào cùng một bức tranh, không phải phép tính thay cho thảo luận.
Năm bẫy khi chọn bất định then chốt
Chọn hai lực thật ra là một. Ví dụ "khách mua online nhiều hơn" và "chi phí quảng cáo trên mạng xã hội" thường đi cùng nhau. Đặt chúng thành hai trục thì hai trong bốn góc vô lý. Phép thử: nếu biết đầu này của lực A, bạn đã đoán được lực B chưa? Đoán được thì chúng liên quan quá chặt.
Chọn lực quá xa câu hỏi. Tình hình kinh tế thế giới có tác động thật, nhưng đối với một tiệm bánh ở Huế, nó tác động qua những kênh gần hơn: khách du lịch, giá bột, sức mua của người địa phương. Nên chọn lực ở tầng gần đó.
Chọn lực mà doanh nghiệp tự quyết được. Việc có mở chi nhánh hay không là lựa chọn của bạn, không phải bất định bên ngoài. Kịch bản xét môi trường bạn không điều khiển, rồi chiến lược mới là phần bạn chọn.
Chỉ chọn lực kinh tế và công nghệ. Đội làm kinh doanh hay bỏ quên lực về xã hội và quy định, như thay đổi trong cách người trẻ chọn nghề, hay một quy định về bao bì. Những lực này thường âm thầm nhưng đổi luật chơi.
Né lực khó nói. Có những bất định khó chịu, như việc nhà phân phối lớn nhất có thể tự làm hàng riêng. Nếu đội tránh không viết ra vì ngại, bộ kịch bản mất giá trị ở đúng chỗ cần nhất.
Ví dụ giả định: chuỗi ba quán cà phê ở Cần Thơ
Ví dụ giả định: một chuỗi ba quán cà phê ở Cần Thơ đặt câu hỏi "Trong bốn năm tới, nên mở thêm quán ngồi hay chuyển trọng tâm sang bán mang đi và giao tận nơi?" Đội năm người liệt kê được bốn mươi hai lực, sau khi gộp còn hai mươi tám.
Khi chấm, những lực rơi vào góc tác động cao, bất định thấp gồm: chi phí thuê mặt bằng ở các trục đường chính nhìn chung không giảm, khách trẻ quen gọi đồ qua ứng dụng. Đội coi đây là yếu tố định sẵn và đưa vào mọi kịch bản.
Bốn lực rơi vào góc tác động cao, bất định cao: thói quen ngồi lại quán để làm việc và gặp gỡ sẽ giữ hay giảm; phí của các nền tảng giao đồ ăn sẽ ổn định hay tăng mạnh; các chuỗi lớn có mở dày ở Cần Thơ hay không; và nguồn cà phê đặc sản trong vùng có ổn định không. Sau khi thử ghép cặp, đội thấy hai lực đầu ít liên quan với nhau và đều tác động thẳng vào câu hỏi, nên chọn làm hai trục. Hai lực kia đưa vào danh sách tín hiệu theo dõi và vào nội dung chi tiết của từng câu chuyện.
Điểm đáng chú ý là lực "chuỗi lớn mở dày" ban đầu được cả đội chấm bất định cao nhất. Khi bàn kỹ, chủ quán nhận ra tác động của nó phụ thuộc vào hai trục đã chọn: nếu khách vẫn thích ngồi quán lâu, chuỗi lớn là đối thủ trực tiếp; nếu khách chuyển sang mang đi, cạnh tranh diễn ra trên ứng dụng. Vì thế nó hợp làm chi tiết trong câu chuyện hơn là làm trục.
Dùng AI để mở rộng và hỏi vặn danh sách
AI có ích ở hai chỗ trong bước này. Chỗ thứ nhất là mở rộng danh sách. Câu lệnh mẫu: "Câu hỏi chiến lược của một chuỗi ba quán cà phê ở đồng bằng sông Cửu Long là có nên mở thêm quán ngồi trong bốn năm tới hay chuyển sang bán mang đi. Danh sách lực tác động hiện có như sau: [dán danh sách]. Hãy đề xuất thêm tối đa mười lực CHƯA có trong danh sách, ưu tiên các lực về xã hội, quy định và nguồn cung. Viết mỗi lực dưới dạng có hai đầu đối lập. Không kèm số liệu thị trường."
Chỗ thứ hai là hỏi vặn phần chấm điểm. Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là các lực đội đã chấm tác động và bất định từ 1 đến 5. Hãy chỉ ra những lực có vẻ bị chấm bất định quá cao trong khi hướng đi đã khá rõ, những lực bị chấm quá thấp, và những cặp lực có vẻ liên quan chặt với nhau. Với mỗi nhận xét, nêu lý do và câu hỏi đội nên tự kiểm."
Cần đọc câu trả lời bằng con mắt hoài nghi. AI thường nói theo xu hướng chung trên mạng, nên có thể coi những điều đang được bàn nhiều là chắc chắn, và hay bỏ qua những đặc thù địa phương như mùa nước nổi hay nhịp sống của một thành phố cụ thể. Khi AI đưa ra một nhận định có vẻ là sự thật, hỏi lại nguồn, và tự kiểm nguồn đó.
Về dữ liệu: danh sách lực tác động thường không chứa thông tin nhạy cảm, nhưng phần chấm điểm có thể kèm ghi chú về nhà cung cấp, đối tác hay doanh thu từng quán. Xoá những ghi chú đó hoặc thay bằng ký hiệu trước khi dán.
Đầu ra cần có sau bước này
Bước lọc bất định xong khi đội có trong tay đủ những thứ sau. Thiếu thứ nào thì bước dựng kịch bản phía sau sẽ chệch.
- Một danh sách lực tác động đã gộp, mỗi lực viết dưới dạng có hai đầu.
- Một ma trận đã chấm, có ghi những chỗ điểm lệch nhau giữa các thành viên và lý do.
- Danh sách yếu tố định sẵn: những lực tác động cao mà hướng đã rõ, kèm việc cần chuẩn bị ngay, vì chúng sẽ xảy ra trong mọi kịch bản.
- Hai lực được chọn làm trục, đã qua phép thử "biết đầu này có đoán được lực kia không".
- Hai đến bốn lực bất định khác, không làm trục nhưng sẽ được dùng làm chi tiết trong câu chuyện và làm tín hiệu theo dõi.
- Ghi chú về nguồn thông tin đội đã dùng để chấm, kèm ngày lấy, để lần rà sau biết thông tin nào đã cũ.
Toàn bộ đầu ra này nên nằm trên một hoặc hai trang. Nếu dài hơn, nhiều khả năng đội đang chép lại tài liệu thay vì chọn lọc.
Bước tiếp theo là dựng bốn câu chuyện từ hai trục đã chọn, có bài riêng trong danh mục này.
Câu hỏi thường gặp
Nên chọn bao nhiêu yếu tố bất định để làm trục kịch bản?
Cách phổ biến với doanh nghiệp nhỏ là hai, vì hai trục cho ra bốn câu chuyện, vừa đủ để đội nhớ và thảo luận. Ba trục cho tám tổ hợp, thường phải bỏ bớt và dễ rối. Các bất định quan trọng khác vẫn được dùng, nhưng làm chi tiết trong câu chuyện và làm tín hiệu theo dõi.
Làm sao biết một lực là bất định thật hay chỉ do mình thiếu thông tin?
Thử tìm câu trả lời trong một hai giờ từ nguồn đáng tin: văn bản chính thức, báo cáo của cơ quan thống kê, hiệp hội ngành. Nếu tìm ra hướng đi rõ ràng, đó là thiếu thông tin. Nếu chuyên gia và nguồn đáng tin vẫn nói nhiều hướng khác nhau, đó là bất định thật.
Có nên đưa yếu tố thời tiết, thiên tai vào danh sách?
Có, nếu nó tác động tới câu hỏi trọng tâm, ví dụ với cơ sở nông nghiệp hay du lịch. Tuy vậy, phần ứng phó với sự cố cụ thể như bão, ngập là việc của quản trị rủi ro vận hành. Trong kịch bản chiến lược, nên xét ở tầng dài hạn hơn, như mùa vụ thay đổi ảnh hưởng tới nguồn nguyên liệu.
Một người làm một mình có dùng được ma trận này không?
Được, nhưng mất đi phần giá trị nhất là chỗ các thành viên chấm lệch nhau. Người làm một mình nên mời thêm một hai người hiểu ngành, như nhà cung cấp quen, một khách hàng thân hoặc người làm cùng nghề ở tỉnh khác, chấm độc lập. AI có thể đóng vai người chấm thứ hai, nhưng không thay được người trong ngành.
Có nên để AI chấm điểm tác động và bất định thay cho đội?
Không nên. AI không biết đặc thù khách hàng, nguồn cung và đối thủ của bạn, nên điểm nó chấm phản ánh suy nghĩ chung trên mạng. Nên để đội chấm trước, rồi đưa kết quả cho AI hỏi vặn, như vậy AI giúp phát hiện điểm mù mà không thay mất phán đoán của đội.
Bao lâu thì nên chấm lại ma trận?
Rà lại ít nhất mỗi năm một lần, hoặc khi có một biến cố lớn trong ngành. Thường sẽ có lực từ góc bất định chuyển sang góc định sẵn vì hướng đi đã rõ, và có lực mới xuất hiện. Khi một trong hai trục đã ngã ngũ, đó là lúc dựng lại bộ kịch bản.